Elegir un sistema de Planeación de Recursos Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) es una decisión seria para una empresa, especialmente si la misma es pequeña o mediana. Se suele pensar que este tipo de sistemas son sólo para las grandes corporaciones, pero esto no es real. La necesidad de centralizar y unificar la información de la empresa, mejorar los procesos, en conclusión: elegir el mejor sistema que se adapte a las necesidades de la empresa es vital.

¿Cómo surge la necesidad de implementar un sistema ERP?

Generalmente, en el ciclo de vida de la empresa, hay un momento en el cual los métodos tradicionales (que están bien en un comienzo, por supuesto) como la pluma, el papel y Microsoft Excel dejan de ser efectivos. Registrar la información del negocio, facturar a clientes, enviar bienes y llevar las cuentas se transforman en procesos imposibles de mantener, generando pérdida de tiempo y de recursos.

Una pequeña o mediana empresa debe considerar adquirir un sistema ERP cuando sienta que ya no puede mantener bajo control los métodos o sistemas actuales. Cuando la Pyme está lista para dejar de gastar tiempo y dinero en procesos manuales que pueden ser fácilmente automatizados, se presenta una oportunidad de mejora para solventar la “necesidad de resolver” y se inicia la búsqueda del sistema ERP.

Para seleccionar el mejor sistema ERP, es necesario tener en claro algunas cuestiones, que revisaremos en este post y los siguientes:

Los requisitos: ¿Qué necesitamos resolver?

Antes de contactarse con un proveedor de ERP es muy importante clarificar los requisitos de la empresa y especificarlos con el fin de que al proveedor le quede claro cómo se usará el sistema, cuántos usuarios futuros tendrá que cubrir y qué tipo de funcionalidades se requieren.

La mayoría de las Pymes que están a punto de adquirir su primer sistema ERP quieren mejorar sus procesos de facturación y quizá obtener una mejor visión de sus recursos. En esta etapa es necesario definir y poner en claro cuáles son las necesidades que se deben cubrir y dónde se presentan los inconvenientes con la metodología actual. ¿Debería seleccionar un sistema ERP que cumpla con una amplia variedad de necesidades, a pesar de que el sistema “le quede grande” a mi empresa? ¿O elijo un sistema que resuelva las necesidades básicas, sabiendo que en algún momento tal vez deba cambiarlo?

Un buen sistema ERP es flexible y está listo para crecer con su compañía. Tiene más sentido elegir un sistema que es lo suficientemente flexible como para comprar e implementar módulos adicionales cuando se los requiera.

Cabe destacar que si no están claras las necesidad y los requerimientos, ningún sistema ERP resolverá los problemas de la empresa.